#61 🧩 El puzzle de los números y el tangram

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Hoy quiero hablarte de una de las quejas recurrentes que escucho a los equipos con los que trabajo y que está haciendo que no sólo no trabaje mejor sino que cada vez lo hagan peor. 🤷‍♂️

Pero antes déjame que te hable de puzzles. 🧩

Cuando era pequeño me regalaron un puzzle de quince piezas. Todo un reto intelectual para la edad que tenía. Pero no era el típico puzzle encajar unas piezas con otras hasta formar un paisaje de un castillo en Alemania, no. Era un puzzle de números. 🔢

Del uno al quince.

Lo “bueno” del puzzle es que las piezas estaban todas ya colocadas en un marco de cuatro por cuatro. Las piezas estaban colocadas pero desordenadas. Y había que colocarlas deslizándolas en el hueco que quedaba libre. Después de estudiar ingeniería informática sé que era un problema básico de algoritmia. 💻

Ibas enrocando piezas unas con otras para ir ordenándolas. Colocabas una fila o una columna, y luego pasabas a la siguiente. Todo eso intentando no romper lo que tenías ya hecho. O rompiéndolo lo mínimo. 🔄

Y luego me regalaron un tangram.

Eso era otra historia. El tangram es un juego chino de madera que tiene siete piezas con distintas formas geométricas. También vienen en un marco de madera pero las piezas se pueden sacar y meter. Las siete piezas en el marco sólo encajan una única posición. 🧮

Detrás del juego hay una historieta de monjes chinos que no viene ahora al caso. Además de hacer el cuadrado las siete piezas permiten hacer, fuera del marco, hacer figuras infinitas: una persona corriendo, un pato volando, una iglesia, un conejo… Imaginación ilimitada, diversión ilimitada. 🐇🏰✈️🏃

Las agendas de muchos equipos me recuerda al juego del tangram.

Cuando trabajo con los equipos conceptos y hábitos como la mejora continua y hablamos de hacer retrospectivas lo que más escucho es: no tenemos tiempo para eso. Y es verdad. Las reuniones y comprimisos siguen un poco la ley de Parkinson, se expanden y reproducen hasta ocupar todo el tiempo disponible. ⏳

Los equipos se pasan el día intentando encajar las piezas de un tangram en un marco de madera con una particularidad. Las piezas de los equipos no tiene tamaños y formas conocidas de tal forma que no hay una solución para encajarlas todas. O al menos no sin meterlas a martillazos. 🔨

No lo hagas, se rompe el tangram. Es mejor hacer puzzles como el de los números.

Ese puzzle representa muy bien lo que les intento contar a los equipos. Tu capacidad en tiempo es fija. A lo sumo es ligeramente elástica. Y no debería ser ilimitada. Y aunque creas que lo es, no es así. El día sólo tiene veinticuatro horas. El marco está definido. ⏰

El puzzle de los números tiene quince piezas, ni una más ni una menos. Básicamente porque si metes una pieza más, no puedes mover las piezas para llegar a completar el puzzle. A esa hueco libre en kanban le llaman holgura.

Slack en inglés. ¿Te suena?

Curioso nombre para una herramienta que ha terminado por comerse la holgura de los equipos convirtiéndose en una fuente de interrupciones y de tiempo perdido. Pero eso lo dejo para otro día, que no quiero desviarme del tema. 🤔

Dieciséis huecos y quince fichas.

Si tu equipo trabaja ocho horas, no puedes meter más de ocho reuniones de una hora. No caben. Como en el tangram. Si quitas el marco puedes hacer una cigüeña poniendo un huevo si te da la gana. Pero en el marco no caben más piezas y las siete piezas del juego sólo caben en una posición. 🕊️🥚

Si quieres poner más piezas “dentro” del marco sólo puedes colocar unas encima de otras. Como las reuniones. Que puedes tener dos videollamadas a la vez en dos plataformas de videoconferencia a la vez. Ah no… que eso no es puedo.

¿Verdad? ¿VERDAD? ❌

Cuando hablo con los equipos de la mejora continua les digo siempre lo mismo: agenda una reunión recurrente cada dos semanas un día concreto a una hora concreta. Haz lo mismo con tus reuniones de planificación y revisión de avances. Prioriza aquellas piezas de tu puzzle que sean prioritarias. 📅

Y después juega a moverlas.

Es posible que de una semana ocupes unos seis u ocho huecos. Los demás estarán libres y podrás en ellos encajar el resto de cosas que vayan viniendo. Irán encajando en los huecos que queden libres. Y a medida que se vaya petando la agenda, porque se petará, puedes jugar a mover piezas arriba y piezas abajo para encontrar el mejor orden para el puzzle. 🔄

Pero tus piezas más importantes no salen de la agenda, sino que se mueven. Pasas de no tener hueco en tu agenda, a tener que mover cosas en tu agenda. Pasas de dar martillazos a piezas de tangram a mover piezas deslizantes en un marco fijo.

Y si tienes que quitar piezas que te moleste.

Si de forma recurrente tienes que eliminar la retrospectiva de tu equipo, o no hacéis la planificación, que tengas que hacerlo de forma consciente. Que te joda. Cuando borres por segunda o tercera vez la reunión de revisión de avance, sentirás que te estás perdiendo algo y lo pondrás por delante de otras cosas. 💔

Hay una verdad que quizá sea como el típico tuit de unpopular opinion: la única forma de priorizar es dejando fuera piezas del puzzle. Cualquier otra cosa es hacerse trampas al tangram. 🚫🧩

Un abrazo 🤗
David.